Esker, compañía especializada en la automatización de flujos documentales, trabaja en un proyecto de colaboración en España con The GB Foods, grupo multinacional del sector alimentario, presente en más de 50 países. El proyecto pretende optimizar la gestión de los casi 30.000 pedidos que actualmente se reciben por fax y por e-mail.

GBfoods ha implementado la solución de pedidos de clientes de Esker, en modo on demand, a fin de automatizar la recepción y gestión de los pedidos a través de sus dos canales de venta, Retail y Food Service. Los pedidos, procedentes de España e Italia, se integran en su sistema SAP, instalado en la sede de Barcelona.

"Con la herramienta de Esker, hemos automatizado el proceso de grabación de pedidos, disponiendo así de más tiempo para dedicarlo a tareas que aportan valor a la relación con nuestros clientes", declara Monica Díaz, Front Office Manager de The GB Foods.

Utilizando la solución de Esker desde diciembre de 2014, The GB Foods ha constatado ya los siguientes beneficios:

- Ahorros significativos de tiempo en el tratamiento de los pedidos.

- Mayor visibilidad sobre todo el proceso del pedido.

- Eliminación de papel y de tareas manuales así como del espacio del archivado.

El proyecto se enmarca en una política global de eficiencia de negocio puesta en marcha a nivel corporativo en The GB Foods, y en concreto en su proyecto Paperless, que tiene como aspiración eliminar progresivamente el papel de sus procesos, para maximizar la eficiencia y el respeto al medioambiente.

Cuadros de mando y automatización de facturas

La solución facilitada por Esker incluye un módulo de Cuadros de Mando, que aporta visibilidad sobre la operativa de ambas unidades de negocio, Retail y Food Service. En concreto, permiten reflejar información sobre el rendimiento de la gestión de los pedidos, midiendo parámetros como los tiempos medios de tratamiento, tendencias mensuales o semanales y status de los pedidos pendientes, así como cualquier incidencia.

Como siguiente etapa del proyecto, The GB Foods contempla automatizar la recepción de las facturas que recibe de los clientes (originadas por acuerdos comerciales). Estas facturas representan un volumen considerable, y el hecho de poder automatizarlas reduce significativamente la carga administrativa del departamento de Customer Service.