Grupo Inversor Hesperia, con un catálogo de 23 hoteles en España y cerca de 3.650 habitaciones ubicadas en centros vacacionales y urbanos, "sigue avanzando en su compromiso con la digitalización y la sostenibilidad, dos factores clave en la competitividad del sector hotelero. Con el objetivo de alcanzar la mayor eficiencia en la gestión de los procesos de compras, la compañía ha confiado en los servicios de Economitza y Voxel para optimizar su proceso de compras y administración", destaca la compañía en un comunicado.
El proceso ha supuesto modificar una actividad que antes era básicamente manual, en un proceso automatizado y digitalizado que ha permitido ganar eficiencia en tiempo y ahorrar el consumo de papel, lo que se alinea con los objetivos de sostenibilidad de la hotelera. Actualmente, Grupo Hesperia ya ha digitalizado las transacciones con más de 50 proveedores y prevé alcanzar los 160 proveedores a lo largo del 2022, lo que supone más del 50% de su volumen de operaciones en la contabilzación de facturas.
En los primeros 6 meses desde la puesta en marcha del nuevo sistema, se han procesado más de 5.000 facturas automáticamente, simplificando significativamente la gestión de los procesos asociados a los pedidos de los proveedores y las facturas de sus 23 hoteles. De este modo, el grupo consigue un ahorro de 1.200 horas al año en gestión de procesos. Para la siguiente fase del proyecto, Hesperia volverá a confiar en Voxel para el desarrollo e implementación de albaranes electrónicos y el envío digital de pedidos para conseguir un proceso libre de papel en todas su etapas. Con esta iniciativa, y tras solo medio año en funcionamiento, la hotelera ha conseguido desmaterializar más de 5.000 facturas. En 5 años, el ahorro podría llegar a ser de mínimo 50.000 hojas de papel.
Para alcanzar este hito, en una primera fase la hotelera confió sus compras a la gestora Economitza, a través de su E-Market, para crear su base de datos de productos y proveedores. Con la gestora, Hesperia fue capaz de gestionar y consolidar su base de datos de materiales, generar el pedido electrónico e integrar toda esta información en su sistema de planificación de recursos empresariales. Y para completar el proceso de digitalización, se puso en manos de Voxel y su plataforma de facturación electrónica, baVel, para digitalizar el proceso administrativo. baVel se integró con el E-Market de Economitza y con todos los proveedores para transmitir las facturas electrónicas, creando un flujo automático. El E-Market de Economitza concilia la factura con el pedido e integra toda la información al ERP de Hesperia. De esta manera, se alcanza un proceso digitalizado y optimizado gracias al funcionamiento sin fricciones entre Hesperia, Economitza y baVel.
Javier Carazo, director de Recursos en Hesperia, ha puesto en valor “la importancia del ahorro que puedes llegar a conseguir por volumen de compra, pero también hay que fijarse en que la gestión de cada pedido sea óptima. Cada céntimo cuenta”. Además, "hemos puesto en marcha este proyecto en un tiempo récord. La coordinación de los tres equipos ha sido clave. Estamos muy satisfechos y listos para seguir digitalizando procesos con nuestros partners”, ha añadido Carazo.
Por su parte Àngel Garrido, CEO de Voxel, destaca que “la digitalización y optimización de los procesos administrativos en los negocios de hostelería es clave para que estas empresas puedan crecer exponencialmente y expandirse de manera sostenible. Nuestras soluciones están diseñadas para grandes cadenas, como Hesperia, pero también para negocios medianos y pequeños”. Y sigue diciendo que “Estamos muy orgullosos de ser uno de los partners de cofianza de Hesperia en su apuesta por la digitalización y la sostenibilidad”.
Por lo que respecta a la sostenibilidad, según destacan desde la compañía "los hoteles de Hesperia están comprometidos con el cudiado del medioambiente. La reducción del plástico, el reciclaje, la eficiencia energética y la reducción de papel son algunas de las iniciativas que la empresa está llevando a cabo. Además, todos los hoteles de la cadena disponen del Certficado Energía 100% Renovable de Repsol, con 13.169.713 garantías de origen, equivalentes a 14.169.713 kilovatios hora del suministro y proceden exclusivamente de fuentes de energía renovables", afirma.
Tras este caso de éxito, Hesperia y Voxel participarán en una mesa redonda en el Salón Hospitality Innovation Planet (HIP) 2022, el mayor evento de innovación para impulsar la hostelería, que se celebrará del 7 al 9 de marzo. En ella, Héctor Martín, VP de Ventas Globales en Voxel, y Emilio Ruíz, Director corporativo A&B y activos de restauración en Hesperia Hotels & Resorts, analizarán los pasos a seguir para llevar a cabo una transformación digital en un negocio Horeca.